Въпреки нарастващата откритост на архивите, сега в научен оборот са поставени не повече от 2-3 % от съхраняваните документи. Разработването на пътеводители и справочнци за архивните фондове изисква много усилия и време. Поради тази причина повечето от потенциалните потребители на архивни услуги не са в състояние да получат достъп до съдържанието на архивните фондове, което затруднява научните изследвания. Наред с това се забелязва тенденция за децентрализация на архивите и заедно с това на архивните фондове. Нараства броят на ведомствените архиви, които започват да работят с електронни документи. Всичко това налага да се осигури по-лесен достъп до документите и научно-справочния апарат на архивите.

Съвременният етап в развитието на научните изследвания въобще може да се характеризира като етап на въвеждането на информационните технологии. Това, разбира се, се отнася за архиви и библиотеки. От важно значение тук са понятия като лесна достъпност, въвеждане на нови форми за публикуване на документи и справочници върху нетрадиционни носители, интеграция на информационните ресурси в цялото киберпространство. Всичко това трябва да намери отражение и в образованието на бъдещите историци. Курсът “Историческа информатика” е въведен в повечето световни университети. Този курс има за цел да запознае студентите с новите информационни ресурси, начините на използване и съхранение на електронните документи, организира провеждането на практикуми с информационна насоченост в архиви и библиотеки, представя възможностите за създаване на бази данни в различни проблемни области и може да се ориентира към създаването и използването на масиви от електронни документи.

Пътят, по който сме достигнали на това ниво на развитие, е дълъг и преминава през няколко съществени периода:

1. Периодът от края на 19-ти до 50-те години на 20-ти век: Това е етап на развитието и внедряването на техническо и програмно осигуряване, който е известен с тезата, че “архивистът на бъдещето трябва да може да програмира”. Тук могат да бъдат намерени трудове в сферата на организацията на ретроспективната документална информация. Основна задача в този етап е разработването на теоретичните основи за създаване на подходящи информационни системи, класификацията на документалната информация в архивите и създаването на оптимални системи от тезауруси. Възниква терминът машиночитаем документ.
2. Периодът след 50-те години до първата половина на 70-те години от миналия век: Започва натрупване на емпиричен опит в областта на автоматизираните информационни системи. Това е епохата на еволюция на информационните носители, използват се микроленти и микрофиши, магнитни ленти, карти, дискове и пр. Започват да се използват и персонални компютри, които конкурират големите изчислителни центрове и машини. В методическо отношение тук е поставен проблемът за съхранението на машиночитаемите документи в централни ведомства, свързани с дейността на ведомствените изчислителни центрове. Опитите за унификация на процесите на автоматизация и управление в рамките на една централна автоматизирана система за научна информация остават все пак безуспешни. На международно ниво от съществено значение е проблемът за стандартизацията и съхранението на машиночитаемите документи.
3. Периодът от втората половина на 70-те години до първата половина на 80-ти години от миналия век: Това е етапът на децентрализацията на информационните ресурси. Започва да се говори за т.нар. автоматизирани работни места. Особено важен момент тук е създаването на тематичните тезауруси. Поставя се началото на направления в архивната информатика, свързани използването на автоматизирани системи за обработване на изображения и звук при реставрацията на документи.
4. Ерата на персоналните изчисления започва с масовото навлизане на персоналните компютри във всички сфери на дейността на човека – втората половина на 80-те години до 90-те години на 20-ти век. Това е възможно благодарение на спада на цените на компютрите (т.е на персоналните компютри) интензивното разработване и разпространение на програми за масово приложение, които се превръщат в стандарт за всеки съвременен офис, усъвършенстването на външния вид и обслужването на тези програми. Стихийната компютризация започва през 90-те години. Заедно с това трябва да отбележим и пълната изолация на архивите и създаването на вътрешноведомствени програми за автоматизация на архивите, които не са съвместими. Всичко това създава затруднения при бъдещия информационен обмен както на национално така и на международно ниво. Едно важно направление в сферата на комютризацията по това време става разработването на типови бази данни. Типовите технологии имат за цел да осигурят съвместимостта на базите, които се създават от различни институции. При това се обръща внимание на приемствеността между традиционните и автоматизираните справочници. Тези специалисти, които са използвали бази данни на основата на Clipper, FoxPro и dBase са гарантирали съвместимостта на своите информационни ресурси с бъдещи стандарти. По-късно тенденцията към унификация се засилва и започват да се използват единни стандарти (например на основата на общия международен стандарт за архивно описание ISAD -International Standard for Archival Description, който между другото изисква създаването на архивни справочници като бази данни). През 90-те години се изостря проблемът около съхранението на машиночитаемите документи. Тук се отнасят въпросите за обвързването на машиночитаемите документи с технологиите, с които те са били създадени, бързото стареене на програмите и на информационните носители, отделеността на информацията от нейния физически насител, относителността на понятието оригинал и др. Работата на архивистите се концентрира основно върху комплектуването на хранилища с машиночитаеми документи. Особено релевантни са тук проблеми, свързани с анализа на ценността на документите, юридическата сила на машиночитаемия документ, възможностите за преобразуване на традиционните носители в машиночитаем вид. Остават нерешени въпросите около фактографските и пълнотекстовите бази данни, взаимодействието на архивите в мрежата Интернет.

Най-често Интренет се схваща като възможност за публикуване или складиране на информация от и в архивите или като среда за отдалечен достъп до архивни документи. Един архив би могъл да предостави в Интернет три вида информация: Общи сведения за фондовете и кратко описание на някои документи, научно-справочният апарат - електронен аналог на ръчните каталози, документи в електронен вид, които могат да представляват в най-общ смисъл мултимедийни изявления. Несъмнено уеб-страницата на един архив привлича читатели и стимулира притока на посетители в архива. Преобразуването на научно-справочния апарат в електронен вид и възможността за изпълнение на информационни запитвания чрез Интернет се извършва по два начина – по пътя на единната стандартизация на национално ниво от централно ведомство или чрез самостоятелна реализация на локални проекти. Вторият път изглежда по-перспективен, тъй като стимулира отварянето на самостоятелните регионални и ведомствени архиви и тяхната равнопоставеност в глобалната мрежа. Представянето на електронни документи в Интернет под формата на текст, звук и образ е свързано с редица проблеми. Първият е работата с електронните документи, които се създават в процеса на работа на фондообразувателите. В настоящия момент архивите не разполагат с методически и технологически разработки, които да регулират въпроса за избор за постоянно съхранение, описание, отчет, съхраняване и използване на електронните документи. Другият проблем е свързан със създаването на застрахователен фонд от електронни документи и фонд за ползване на традиционни документи във вид на дигитални копия. За сега няма световен стандарт, които да е възприет от всички страни. Опитът с електронните документи е все още недостатъчен, за да се направи това.

Накрая, съществуването на Интернет и бъдещата работа с електронни документи коренно ще преобрази отношението на обществото към архивите и функционирането на самите архиви. Бъдещето на открития архив не е далеч и всички опити за налагане на манипулиращи и ограничаващи мерки върху полето на действие на множеството автономни и самостоятелни архиви ще останат безуспешни.

Литература:

Dorm, P. Electronic Records and Historians: The Case of Netherlands. –in: Electronic Information Resources and Historians:European Perspectives. St. Katharinen, 1993, pp. 219-225.

Таллер, М. Что такое источнико-ориентированная обработка данных; что такое историческая информатикал – В: История и компютер: Новые информационные технологии в исторических исследованиях. М. 1993р с. 203-254.

Закон за електронния документ и електронния подпис. Обн. ДВ, бр. 34 от 6.04.2001 г., в сила от 7.10.2001 г.